Iscrizioni

Le iscrizioni dovranno pervenire ai responsabili organizzativi delle Comunità di riferimento entro la scadenza comunicata dalla propria comunità. All’atto dell’iscrizione è obbligatorio compilare la scheda cartacea con i dati richiesti, firmarla, prendere visione del regolamento e versare come anticipo per la partecipazione un contributo di iscrizione di € 50 impegnandosi a saldare presso le comunità locali il restante contributo spese entro la scadenza comunicata dalla propria comunità. Qui di seguito i relativi contributi spese richiesti per l’intero convegno, in base alla tipologia:

Eventuali variazioni sull’orario o sul giorno di arrivo o di partenza concordati sulla scheda d’iscrizione non daranno diritto a rimborsi. La tassa di soggiorno nella misura di € 2 a notte, (esclusi i bambini 0-14 anni ed autisti) dovrà essere versata personalmente al desk dell’hotel.

Cancellazioni e mancati arrivi al check-in

Le condizioni applicate in caso di cancellazione saranno quelle comunicate dai responsabili organizzativi della propria comunità. I mancati arrivi al check-in in hotel (no show) senza aver disdetto la prenotazione nei tempi stabiliti, non potranno in nessun modo essere rimborsati. Eventuali richieste eccezionali saranno valutate dai responsabili organizzativi al termine dell’evento.

Contributo di partecipazione adulti

Il contributo di partecipazione adulti comprende: la quota associativa alla Comunità per l’anno 2026, il Pass per l’accesso alla struttura congressuale, la sistemazione in hotel con servizio di p.c., dalla cena del 25 Settembre 2026 al pranzo del 27 Settembre 2026, bevande (acqua e vino) incluse, la quota non include il trasporto e quanto non espressamente riportato.

Sistemazione in hotel

I partecipanti saranno sistemati in Hotel a tre o quattro stelle, in stanze a due, tre e quattro letti, in stanze quintuple solo se espressamente richiesto. Coloro che richiedono in casi eccezionali la sistemazione in stanza singola, ove disponibile, dovranno versare un ulteriore contributo spese di € 30 al giorno.

Partecipazione bambini e servizio baby parking

Per i bambini da zero a quattro anni non compiuti la partecipazione è gratuita, gli eventuali pasti extra richiesti dovranno essere saldati direttamente all’hotel. I bambini con età inferiore a quattro anni dovranno comunque essere iscritti e registrati tramite la scheda d’iscrizione.

Per i bambini fino a 14 anni non compiuti, è previsto un servizio di baby-parking suddiviso per fasce di età, per i bambini da 4 a 14 anni l’iscrizione al Baby-parking è automatica e gratuita, mentre per i bambini da 0 a 4 anni non compiuti, è previsto un contributo spese di € 25. Per problemi assicurativi, non sarà consentito l’accesso al servizio baby-parking ai bambini di età 0-4 anni per i quali non è stata fatta richiesta nella scheda, all’atto dell’iscrizione.

Pendolari

Per i pendolari che non usufruiscono del servizio alberghiero, è comunque previsto un contributo spese, rispettivamente di € 100 per adulti ed € 50 per bambini (4-14 anni non compiuti), non frazionabili, per ottenere il pass per tutto il periodo del Convegno, senza il quale non sarà consentito l’ingresso alla struttura congressuale. I pendolari inoltre dovranno iscriversi nei tempi e con le modalità di chi partecipa al Convegno in modo residenziale.

Trasporto

Un servizio Bus provvederà, ove possibile, al trasporto dei partecipanti a Roccaporena-Cascia e relativo ritorno nelle proprie località, per gli orari di partenza i costi e i dettagli rivolgersi ai responsabili organizzativi delle Comunità locali di appartenenza.